+48 22 403 80 55 biuro@okkrs.pl

Jak przedsiębiorca może sprawdzić swoich kontrahentów

POSTĘPOWANIE I Dostęp do akt rejestrowych spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym nie jest scentralizowany, ale za to jest jawny. Dużo mówią one nie tylko o stanie finansowym firmy.

 

Stan sytuacji finansowej spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego tj. spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej można spróbować ocenić przez analizę ich sprawozdań finansowych.

Analiza sprawozdań

Każdy z tych podmiotów jest zobowiązany do składania sprawozdań finansowych do swoich akt rejestrowych prowadzonych w sądzie rejonowym właściwym dla jego siedziby. Dostęp do akt rejestrowych nie jest scentralizowany, ale za to jest jawny.

Uwaga! Każdy może zamówić akta, przeglądać je, robić fotokopie i kopie (za zgodą sądu).

Dodatkowo wraz ze sprawozdaniem finansowym składa się sprawozdanie zarządu z działalności spółki, w którym zarząd opisuje zazwyczaj działania i strategie spółki podjęte w poprzednich latach oraz strategie rozwoju spółki. Również dostęp do tych danych jest jawny.

W odległym mieście

Zdarza się, że pracownicy spółki nie mają czasu pojechać na badanie akt rejestrowych kontrahenta lub konkurenta które znajdują się w tym samym mieście co spółka, nie mówiąc już o mieście oddalonym o kilkadziesiąt lub kilkaset kilometrów. Doliczając koszty podróży, czas i mało popularną praktykę sprawdzania innych spółek zarządy zwykle odstępują od tego typu działań, ignorując jawne dane o stanie finansowym kontrahenta czy konfliktach między wspólnikami. Może to niestety skutkować zarzutem wobec zarządu, iż przez zaniechania działał na szkodę spółki, a co gorsze również roszczeniem odszkodowawczym - patrz ramka

Są spółki, które mają analityków akt przy każdym sądzie rejonowym KRS w Polsce i globalnie zajmują się pozyskiwaniem fotokopii (zdjęć) lub kserokopii akt rejestrowym wszystkich podmiotów zarówno z aktualnego rejestru KRS, jak i danych archiwalnych ze starego Rejestru Handlowego B (RHB), Rejestru Spółdzielni A (RSA), jak i Rejestru Fundacji (RF). Jeżeli akta są dostępne i nie trzeba czekać np. na ich przyniesienie z archiwum, to wykonanie zdjęć dla klienta może się odbyć jeszcze w dniu zlecenia.

Nie ma sprawozdania

Każda spółka wpisana do KRS jest zobowiązana ustawowo składać sprawozdanie finansowe do akt zgodnie z przepisami o rachunkowości i ustawy o krajowym rejestrze sądowym. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować grzywną, ale jest też ważną informacją dla zainteresowanej spółki odnośnie wykonywania obowiązków przez kontrahenta i jego rzetelności.

Uwaga! Brak sprawozdań może oznaczać bałagan, konflikt, niesumienność, nieterminowość czy np. przestój w działalności kontrahenta.

Zdarza się, że spółki celowo nie składają sprawozdań do KRS (by nie publikować swoich danych), świadomie narażając się na grzywnę. Liczą, iż jej wysokość będzie niższa od wartości danych, jakie konkurenci mogliby uzyskać dzięki analizie sprawozdania. W takiej sytuacji możliwe jest złożenie zawiadomienia do sądu w celu wszczęcia procedury przymuszającej. Sąd w pierwszej kolejności wezwie kontrahenta do złożenia sprawozdania wyznaczając 7 dniowy termin na wykonanie obowiązku pod rygorem wymierzenia grzywny (która może być ponawiana). Jeżeli pomimo stosowania grzywien osoba prawna wpisana do rejestru przedsiębiorców (spółka z o.o. lub spółka akcyjna) nie wykonuje dalej swojego obowiązku, sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora. Co oznacza oczywiście chociażby czasową utratę kontroli nad spółką.

Inne dokumenty

Oceniając kontrahenta warto zastanowić się również, jaka jest sytuacja wewnętrzna w spółce, co może rzutować na rozmowy negocjacyjne jak i na późniejsze wykonanie umowy przez drugą stronę. Jeżeli jest spór np. co do wyboru członka zarządu wpisanego do rejestru, wyboru składu rady nadzorczej czy np. dopłat warto o tym wiedzieć. Taka informacja może skutkować tym, że przyśpieszymy rozmowy negocjacyjne z przychylnym dla nas członkiem zarządu, odstąpimy od nich lub ewentualnie postawimy twardsze warunki w sytuacjach niepewnych np. możemy żądać zabezpieczenia w postaci poręczeń czy weksli.

Uwaga! W tym celu można zlecić pozyskanie z akt rejestrowych spółek kopii protokołów posiedzeń wspólników i podejmowanych uchwał.

Powiązania kapitałowe i osobowe

Zdarza się, że wspólnicy tworzą tzw. łańcuchy spółek. Jeżeli jedna upada lub zostaje zlikwidowana, to tworzą kolejną „czystą”, aby już na jej konto działać na rynku. Lecz w KRS „wszystko zostaje” i nawet akta zlikwidowanych czy upadłych spółek można przeanalizować - patrz ramka.

Najpierw upada kontrahent, potem poręczyciel, warto więc obok samej spółki sprawdzić wspólników, bo de facto z nimi będziemy mieli do czynienia. Można odnaleźć historię aktywności wspólnika w KRS i dokonać analizy jego przeszłości korporacyjnej, z uwzględnieniem historii spółek, w których działał.

Łańcuchy spółek są niebezpieczne w sytuacji poręczeń. Zdarza się, iż przy dużych kontraktach w celu zabezpieczenia roszczeń kontrahent proponuje zabezpieczenie w postaci poręczenia innej spółki (często własnej czy kapitałowo lub osobowo powiązanej). Aby przyjąć takie poręczenie należy zbadać również akta rejestrowe poręczyciela, jego sprawozdanie finansowe i historię dłużną. Z praktyki wynika, iż w przypadku powiązań tzw. łańcucha spółek - jeżeli upada kontrahent, niedługo potem i poręczyciel.

Pozew dla członka zarządu

W sytuacji gdy egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna można pozwać członka zarządu na podstawie art. 299 kodeksu spółek handlowych, oczywiście jeżeli odpowiedzialność ta nie jest wyłączona zgodnie z tym przepisem. Aby tego dokonać należy wskazać adresy członków zarządu spółki. Są one składane do akt rejestrowych przy pierwszej rejestracji i przy każdej zmianie członków zarządu (aktualizowane powinny być też same dane).

Uwaga! Dostęp do adresów członków zarządu jest jawny.

Konfliktowy kandydat do zarządu

Przyjmując pracownika do pracy na stanowisku kierowniczym, lub powołując nowego członka zarządu lub członka organu spółki warto zamówić w profesjonalnej spółce raport o tej osobie przygotowywany na podstawie danych z akt KRS.

Obejmuje on zwykle informacje:

* o podmiotach w jakich dana osoba występowała i jakie pełniła funkcje oraz

* finansowe o tych podmiotach w trakcie pełnienia funkcji przez sprawdzaną osobę.

Dodatkowo cenną informacją dla pracodawcy może być ustalenie „konfliktowości” przyszłego współpracownika na podstawie danych rejestrowych. Jeżeli były członek zarządu zgłaszał zastrzeżenia do protokołów zgromadzeń, nie dostał absolutorium, zaskarżał uchwały i mówiąc potocznie „walczył” z byłym współpracownikiem to może mieć przełożenie w jego przyszłych stosunkach zawodowych co często lepiej sprawdzić, aby uniknąć później kosztownych i długotrwałych procesów sądowych.

Przyjrzyj się także zobowiązaniom spółki, z którą współpracujesz

Dla spółki ważne są także informacje o postępowaniach upadłościowych i egzekucyjnych prowadzonych w stosunku do kontrahenta. Można je odnaleźć w odpisie z KRS zarówno aktualnym jak i pełnym. Należy sprawdzać ostatnią stronę odpisu, która z reguły nie jest badana przez przedsiębiorców, ze zwykłego przeoczenia. W Dziale 6 są wpisywane m.in. informacje o

* likwidacji,

* rozwiązaniu lub unieważnieniu spółki, 3)

* połączeniu, podziale lub przekształceniu,

* postępowaniu upadłościowym,

* postępowaniu układowym,

* postępowaniu naprawczym,

* zawieszeniu działalności gospodarczej.

Uwaga! To, że podmiot w dziale 6 będzie miał wpisane, iż toczy się postępowanie upadłościowe, to oznacza, że zostało już wydane przez sąd prawomocne postanowienie w przedmiocie ogłoszenia upadłości.

Jeżeli nie ma żadnego wpisu, nie oznacza to, że sam wniosek o ogłoszenie upadłości nie został złożony. Mógł on zostać złożony i może znajdować się w fazie rozpoznawania przez sąd lub po prostu upadłość nie została ogłoszona. Dlatego opierając się na danych upadłościowych z odpisu z KRS uzyskujemy tylko szczątkowe informacje, które mogą „zamazywać” prawdziwy obraz sytuacji korporacyjno-finansowej spółki. Dodatkowo pozywając członka zarządu spółki z o.o. na podstawie art. 299 ksh należałoby uprzednio ustalić, czy w ogóle był składany sam wniosek o ogłoszenie upadłości, a nie czy upadłość ta została faktycznie ogłoszona. Aby uwolnić się bowiem z tej odpowiedzialności członek zarządu musi wykazać przed sądem, że w odpowiednim czasie złożył w sądzie upadłościowym wniosek o ogłoszenie upadłości.

Powstaje pytanie: jak sprawdzić złożenie wniosku w postępowaniu upadłościowym?

Należy dokonać ustaleń w sądzie rejonowym wydziale upadłościowym właściwym dla siedziby spółki, której upadłość miałaby zostać ogłoszona. Jednak z praktyki wynika, iż często wydziały nie udzielają tych informacji telefonicznie i należy udać się bezpośrednio do sądu, aby samemu przeglądać repertoria upadłościowe. Również w tym zakresie profesjonalna spółka może pomóc i dokonać analiz repertoriów we właściwym sądzie.

Z historii długów

Historii zaległości czy zobowiązań możemy szukać w zarówno w aktach rejestrowych podmiotu jak i w odpisie z KRS.

W aktach rejestrowych badając sprawozdanie będziemy widzieć aktywa, pasywa jak i zobowiązania. W sprawozdaniu zarządu, jakie przedstawia się wspólnikom również winno być wskazane, czy spółka ma problemy z płatnościami lub zmaga się ze ściągalnością swoich wierzytelności (co może mieć wpływ w dłuższym czasie na jej zdolność finansową).

Sprawozdanie zarządu jest składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym

Dodatkowo należy zbadać w aktach rejestrowych, czy spółka podjęła uchwałę w przedmiocie dalszego istnienia, gdyż jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.

Natomiast w odpisie z KRS w Dziale 4 rejestru przedsiębiorców można odnaleźć:

* zaległości podatkowe i celne objęte egzekucją, jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji; datę wszczęcia egzekucji tych należności oraz wysokość pozostałych do wyegzekwowania kwot, datę i sposób zakończenia egzekucji;

* należności, do których poboru jest obowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych, objęte egzekucją, jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji; datę wszczęcia egzekucji tych należności oraz wysokość pozostałych do wyegzekwowania kwot, datę i sposób zakończenia egzekucji;

* oznaczenie wierzyciela podmiotu oraz jego wierzytelność, jeżeli posiada tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko podmiotowi i nie został zaspokojony w ciągu 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia; w przypadku wierzytelności solidarnych ujawnieniu w rejestrze podlega jedynie wierzyciel wnoszący o dokonanie wpisu z zaznaczeniem, że jest to wierzytelność wynikająca z zobowiązania solidarnego;

Z tym, iż powyższe dane wpisywane są na wniosek wierzyciela, a zgłoszenie danych wskazanych w punkcie 1 i 2 jest obowiązkowe.

Uwaga! Nie wszyscy wierzyciele pamiętają o możliwości wpisania dłużnikowi do odpisu z KRS, iż jest on dłużnikiem. Taki wpis jest dla spółek bardzo niewygodny, gdyż o ile o toczących się postępowaniach egzekucyjnych mogą dowiedzieć się inni wierzyciele posiadający już tytuł wykonawczy, to przyszli kontrahenci już nie. Wypadałoby wprowadzić zwyczaj wpisywania swoich wierzytelności do odpisu z KRS (czego nie należy mylić z wpisem do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, gdyż jest to odrębna kwestia).

Natomiast z urzędu wpisywane są informacje o:

* zabezpieczeniu majątku dłużnika w postępowaniu w przedmiocie ogłoszenia upadłości poprzez ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego lub zarządcy przymusowego i jego zmianach, zawieszeniu prowadzonych przeciwko dłużnikowi egzekucji, a także o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z uwagi na fakt, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania;

* umorzeniu egzekucji sądowej lub administracyjnej prowadzonej przeciwko przedsiębiorcy, z uwagi na fakt, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych.

Zapytaj komornika

Mając już tytuł egzekucyjny bądź wykonawczy można skierować zapytanie do komornika lub innego organu egzekucyjnego o udzielenie informacji o postępowaniach egzekucyjnych, jakie toczą się przeciwko dłużnikowi. Można prosić o udzielenie informacji: czy przeciwko dłużnikowi prowadzone jest przez ten organ egzekucyjny postępowanie egzekucyjne, a jeżeli tak, to jakie są sposoby egzekucji oraz jaka jest wysokość egzekwowanych roszczeń, a także o aktualnym stanie sprawy - patrz ramka.

Tytułem egzekucyjnym jest m.in.:

* orzeczenie sądu prawomocne lub podlegające natychmiastowemu wykonaniu, jak również ugoda zawarta przed sądem;

* orzeczenie referendarza sądowego prawomocne lub podlegające natychmiastowemu wykonaniu,

* wyrok sądu polubownego lub ugoda zawarta przed takim sądem;

* ugoda przed mediatorem,

* inne orzeczenia, ugody i akty, które z mocy ustawy podlegają wykonaniu w drodze egzekucji sądowej;

* akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji i który obejmuje obowiązek zapłaty sumy pieniężnej lub uiszczenia rzeczy oznaczonych co do gatunku, ilościowo w akcie oznaczonych, albo też obowiązek wydania rzeczy indywidualnie oznaczonej, lokalu, nieruchomości lub statku wpisanego do rejestru gdy termin zapłaty, uiszczenia lub wydania jest w akcie wskazany;

* akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji i który obejmuje obowiązek zapłaty sumy pieniężnej do wysokości w akcie wprost określonej albo oznaczonej za pomocą klauzuli waloryzacyjnej, gdy akt określa warunki, które upoważniają wierzyciela do prowadzenia przeciwko dłużnikowi egzekucji na podstawie tego aktu o całość lub część roszczenia, jak również termin, do którego wierzyciel może wystąpić o nadanie temu aktowi klauzuli wykonalności.

Uwaga! Tytułem wykonawczym jest natomiast tytuł egzekucyjny opatrzony w klauzulę wykonalności.

Wyjawienie majątku

Można żądać przed sądem wyjawienia majątku przez dłużnika na etapie postępowania egzekucyjnego, ale także przed wszczęciem egzekucji, jeżeli wierzyciel uprawdopodobni, że nie uzyska zaspokojenia w pełni swej należności ze znanego mu majątku albo z przypadających dłużnikowi bieżących świadczeń periodycznych za okres sześciu miesięcy.

Wyjawienie majątku polega na złożeniu przez dłużnika przed sądem wykazu majątku z wymienieniem rzeczy i miejsca, gdzie się znajdują, jak i przypadających mu wierzytelności i innych praw majątkowych – patrz ramka.

Jak będzie

Od 3 maja 2012 roku (zmiana przepisów procedury cywilnej) będzie można wystąpić z wnioskiem o wyjawienie majątku również w sytuacji, gdy wierzyciel po uzyskaniu tytułu wykonawczego wezwie dłużnika do zapłaty stwierdzonej nim należności listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a dłużnik nie spełni świadczenia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty.

Będzie to dobry sposób na szybkie uzyskanie informacji o składnikach majątkowych dłużnika. Taki wykaz będzie pomocny dla komornika w skutecznym dokonywaniu zajęć, gdyż w postępowaniu egzekucyjnym co do zasady komornik działa na wniosek wierzyciela i zajmuje te składniki majątkowe bądź rachunki bankowe, które zostaną mu wskazane we wniosku egzekucyjnym, z zastrzeżeniem oczywiście sytuacji, gdy zleca się komornikowi poszukiwanie majątku dłużnika za wynagrodzeniem.

Grzywna, likwidator, kurator

Nie wszyscy pamiętają o szczególnych przepisach sankcyjnych w przypadku nie wykonywania obowiązków ustawowych przez spółkę. Jeżeli sąd stwierdzi, że wniosek o wpis do KRS lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W razie niewykonania obowiązków w tym terminie, sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych. Grzywna może być ponowiona.

Jeżeli wezwanie oraz nałożenie grzywny nie spowodują złożenia wniosku o wpis lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe, a w KRS jest zamieszczony wpis niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy, sąd rejestrowy wykreśla ten wpis z urzędu. Jeżeli pomimo stosowania grzywny, osobowa spółka handlowa wpisana do KRS nie wykonuje obowiązków określonych powyżej sąd rejestrowy z urzędu może, z ważnych powodów, orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora.

Jeżeli pomimo stosowania grzywien osoba prawna wpisana do rejestru przedsiębiorców nie wykonuje obowiązków, o których mowa powyżej, sąd rejestrowy może ustanowić dla niej kuratora na okres nieprzekraczający roku. Kurator jest obowiązany do niezwłocznego przeprowadzenia czynności wymaganych do wyboru lub powołania władz osoby prawnej.

Dodatkowo kurator może podjąć czynności zmierzające do likwidacji osoby prawnej, jeżeli nie dojdzie do wyboru lub powołania jej władz w terminie trzech miesięcy od dnia ustanowienia kuratora albo wybrane lub powołane władze nie wykonują obowiązków, o których mowa powyżej.

Co w rejestrze dłużników

Warto sprawdzić również kontrahenta bądź kandydata na pracownika w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Jest on jednym z rejestrów prowadzonych przez Krajowy Rejestr Sądowy, dostęp jest jawny i scentralizowany - patrz ramka.

Z urzędu i na wniosek do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych wpisuje się z urzędu:

* osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych;

* wspólników ponoszących odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, z wyłączeniem komandytariuszy w spółce komandytowej, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych;

* dłużników, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu egzekucyjnym;

* osoby, które przez sąd upadłościowy zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym lub spółdzielni. Możliwe jest również dokonanie wpisu na wniosek wierzyciela, który posiada tytuł wykonawczy wystawiony przeciwko osobie fizycznej (dłużnikowi), który w terminie 30 dni od daty wezwania do spełnienia świadczenia nie zapłacił należności stwierdzonej tytułem wykonawczym.

Zapytaj komornika

Mając już tytuł egzekucyjny bądź wykonawczy można skierować zapytanie do komornika lub innego organu egzekucyjnego o udzielenie informacji o postępowaniach egzekucyjnych, jakie toczą się przeciwko dłużnikowi. Można prosić o udzielenie informacji: czy przeciwko dłużnikowi prowadzone jest przez ten organ egzekucyjny postępowanie egzekucyjne, a jeżeli tak, to jakie są sposoby egzekucji oraz jaka jest wysokość egzekwowanych roszczeń, a także o aktualnym stanie sprawy - patrz ramka.

 

Monika Ćwiek, artykuł przygotowany w ramach projektu www.OkKRS.pl

Zdaniem autora

Monika Ćwiek

prawnik z kancelarii prawnej Studio Prawne w Warszawie www.studioprawne.pl

Jest jeszcze jedna ważna kwestia. W działalności gospodarczej większość danych przedsiębiorcy uznają za swoją tajemnicę handlową. Jednak należy pamiętać, że współpracując z podmiotami publicznymi, osoby trzecie mogą mieć do nich dostęp. Jak? – przez złożenie wniosku do podmiotu publicznego o udostępnienie informacji publicznej. Szczególne wymogi i regulacje określone są oczywiście ustawowo, ale dla przykładu można wystąpić do właściwych władz o udostępnienie informacji w przedmiocie podmiotów, którym została udzielona koncesja, licencja, czy nawet o przesłanie skanów np. dokumentów koncesyjnych.

Publiczne będą też umowy zawierane między podmiotami prywatnymi, jeżeli drugą stroną umowy będzie podmiot publiczny np. na sprzedaż składników majątkowych przedsiębiorstwa publicznego, czy umowy zawierane w ramach przetargów, ale i zgodnie z przyjętym orzecznictwem sądów również rachunki wystawione przez prywatnego zleceniobiorcę na rzecz podmiotu publicznego. Orzecznictwo sądów kształtuje się również w taki sposób, iż możliwe jest uzyskanie dostępu do kopii decyzji wydanych w sprawie zgłoszeń znaków towarowych, jako do informacji publicznych (dotyczy to już zakończonych postępowań).